Der Gästemeldeschein (seit 2017 Gästeverzeichnisblatt) in österreichischen Hotels ist gesetzliche Pflicht (er unterliegt dem Meldegesetz). Er dient zur Anmeldung der Gäste und es werden persönliche Daten wie Name, Geburtsdatum, Wohnort, Nationalität sowie Pass- oder Ausweisnummer abgefragt. In vielen Gemeinden ist das Gästeverzeichnisblatt die Basis für die Abrechnung der Ortstaxe/ Kurtaxe.
Mit der Priority Check-in-Funktion in der igumbi Hotelsoftware können seit Anfang 2022 die Gäste auch am eigenen Gerät den Hotel-Meldeschein unterschreiben: Somit ist ein kontaktloser Check-in möglich.
Den automatischen Online-Check-in mit Erfassung des Gästeblattes und Unterschrift, Zahlung der Ortstaxe per Zahlungsformular und Präsentation des Zimmer-Zugangscodes, wenn die Ortstaxe erfolgreich bezahlt wurde, gibt es ab Juli 2024.
Im Behördendeutsch nennt man ihn Gästeverzeichnisblatt; umgangssprachlich wird er Meldeschein, Gästemeldeschein, Meldeblatt, Meldezettel, Anmeldeformular oder Gästeblatt genannt.
Was ist ein Gästeverzeichnisblatt/Meldeschein?
Der Ablauf mit der Priority Check-in-Funktion der igumbi Hotelsoftware ist einfach. Der digitale Hotelmeldeschein wird vom Gast selbst ausgefüllt und unterschrieben. Die Daten können dann per XML-Schnittstelle an den Tourismusverband oder die Gemeinde geschickt werden.
Ein online durch den Gast am eigenen Gerät unterschriebenes elektronisches Gästeblatt/Meldeschein/Gästeverzeichnisblatt in der PDF-Ansicht. Es werden die persönlichen Daten aller Reisenden erhoben, es sei denn, es handelt sich um eine Gruppe (ab 8 Personen). Bei Gruppen müssen lediglich der Name und die Nationalität der Gäste erfasst werden sowie die Personendaten des Reiseleiters.
Ein Gast ist ordnungsgemäß angemeldet, wenn er unverzüglich, jedenfalls aber innerhalb von 24 Stunden nach Ankunft in ein Gästeverzeichnisblatt oder in das elektronische Gästeverzeichnis eingetragen wird.
Seit dem 1. Mai 2017 ist das neue "Gästeverzeichnis" in Kraft und ersetzt das alte Meldeschein-System.
Wofür braucht man Meldeschein? Grundsätzlich für Behördeneinsicht
Die Polizei und die Meldebehörde haben das Recht, auf Wunsch die Meldeblättersammlung zu sichten. Die Aufbewahrungsfrist für das
Gästeverzeichnisblatt beträgt sieben Jahre. Die Informationen im Gästeverzeichnisblatt dienen in erster Linie dazu, die Gäste zu
identifizieren und ihren Aufenthalt zu dokumentieren.
Die Behördeneinsicht in das Gästeverzeichnis kann von verschiedenen Behörden angefordert werden, wie zum Beispiel der Polizei oder der
Meldebehörde. Dies kann im Rahmen von Ermittlungen oder Kontrollen erfolgen. In bestimmten Fällen kann auch ein Gerichtsbeschluss
erforderlich sein, um Zugang zu den Informationen im Gästeverzeichnis zu erhalten.
Warum werden die Gästemeldesysteme eigentlich eingeführt? Basis für die Verrechnung der Ortstaxe/ Kurtaxe
Die Ortstaxe, auch Kurtaxe genannt, ist eine Steuer, die von den Gemeinden oder Kommunen erhoben wird. Sie muss von den Gästen von Beherbergungsbetrieben wie Hotels, Pensionen oder Ferienwohnungen bezahlt werden.
In einigen Regionen dient die Erfassung des Gästemeldescheins auch zur Verrechnung und Einziehung der Kurtaxe/ Ortstaxe. Das gilt nicht für die östlichen Bundesländer und Wien. In Wien gibt es eine umsatzabhängige Berechnung der Ortstaxe, die an die MA6 (Magistratsabteilung 6 im Wiener Rathaus) abgeführt werden muss. igumbi kann die Ortstaxe auf verschiedene Arten berechnen (Fixbetrag, prozentual, inklusive, exklusive). Auch die Wiener Ortstaxe kann exakt berechnet werden: Vom Bruttopreis zuerst die Ortstaxe abziehen, dann erst Netto und Mehrwertsteuer berechnen.
In einigen Gemeinden wird die Ortstaxe auch über das Gästeverzeichnisblatt abgerechnet. In diesem Fall werden die Namen und Anschriften der Gäste sowie das Ankunfts- und Abreisedatum im Gästeverzeichnisblatt festgehalten. Die Ortstaxe wird entsprechend berechnet und von den Gästen eingezogen. Es gibt Regelungen ob und ab welchem Alter Kinder Ortstaxenpflichtig sind mit einer jeweiligen Altersgrenze. Es gibt Altergrenzen zwischen 14 und 18 Jahren. Diese Altergrenzen sind auch auf regionaler Ebene Festgelegt. Je attraktiver eine Region ist desto niedriger ist die Altersgrenze festgelegt.
Die Behörden können die Einsicht ins Gästeverzeichnisblatt von den zuständigen Gemeindebehörden anfordern. Dies geschieht, um die Ortstaxe zu überprüfen und gegebenenfalls festzustellen, ob sie korrekt abgerechnet wurde.
Welche Erhöhung der Ortstaxe gibt es für Wien, Niederösterreich, Burgenland und Kärnten?
Die Ortstaxen wurden in den letzten Jahren in den österreichischen Bundesländern stetig erhöht: - Ortstaxe Niederösterreich 2024 €0.50–€1.60 => €2.50/€2.90 - Salzburg Mai 2025: Einführung Mobilitätsabgabe - Ortstaxe Wien 2026 3.2% => 5%, 2027 auf 8% - Ortstaxe Burgenland 2026 Ab 1.2.26 von €2.5 auf €4.50 - Ortstaxe und Mobilitätsbeitrag Kärnten 2026 ab 1.11.2026 €4.5 (inkludiert Mobilitätsbeitrag von €0,90)
Was ist eine Gästekarte?
In manchen touristischen Regionen werden Gästekarten ausgegeben, die einige Leistungen beinhalten (z.B. Zutritt zum Hallenbad, Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel, Skibus).
Mobilitätsabgabe in Salzburg
In Salzburg gibt es zusätzlich zur Ortstaxe die Mobilitätsabgabe seit dem Frühjahr 2025. Damit können die öffentlichen Verkehrsmittel genutzt werden. Hier macht es Sinn, die Abwicklung des Gästeblatts digital vor der Anreise gemacht zu haben, damit der Gast bei der Ankunft in der Destination die Öffis auch nutzen kann. Die Daten können unmittelbar nach der Eingabe an den Gemeindeserver übermittelt werden.
Gibt es Ausnahmen für die Verrechnung der Ortstaxe/Kurtaxe?
Es gibt Ausnahmen für bestimmte Personengruppen bei der Verrechnung der Ortstaxe. Diese Ausnahmen unterscheiden sich von Gemeinde zu Gemeinde und können sowohl die Höhe als auch die Verpflichtung zur Zahlung beeinflussen.
Zu den Personengruppen, die in manchen Gemeinden von der Ortstaxe befreit sind oder reduzierte Sätze zahlen, gehören:
- Kinder und Jugendliche bis zu einem bestimmten Alter
- Schwerbehinderte Menschen und deren Begleitpersonen
- Personen, die aus beruflichen Gründen eine Unterkunft in dem Beherbergungsbetrieb nutzen: Arbeiter oder Geschäftsreisende
Es ist wichtig zu beachten, dass diese Ausnahmen von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich sind. Die Betreiber von Beherbergungsbetrieben sind in der Regel verpflichtet, die Ortstaxe von allen Gästen zu erheben.
Dafür gibt es auf dem Meldeschein bei jedem Gast die Wahl, ob der Gast "pflichtig" oder "nicht pflichtig" für die Abführung der Ortstaxe ist. Oftmals gibt es Ausnahmen für Kinder, Schüler, Lehrlinge oder Arbeiter, deren Aufenthalte nicht pflichtig sind. Diese Festlegungen sind auf Gemeindeebene geregelt. Der Fremdenverkehrsverband gibt Ihnen die für Ihren Ort anwendbaren Gästecodes und Altersgruppen aus.
Wie wird der Gästemeldeschein in Hotelsoftware vorbereitet?
In etlichen Gemeinden, besonders in Westösterreich, verlangt die Gemeinde, dass die Daten der Gästemeldescheine an einen Gemeindeserver übertragen oder in dem System erfasst werden.
Die Meldesysteme der Gemeinden
Die Gemeinden verwenden dafür unter anderen einen der elektronischen Gästeblatt-Anbieter:
- Feratel Meldeclient (ist besonders in Salzburg, Tirol und Oberösterreich weit verbreitet)
- AVS Meldeschein
- E-Gästeblatt der Firma Comm-Unity
- Touristik Center Austria (TCA)
- Thaler EDV
Einstellung der Betriebe für das Gästeblattsystem
Die Hotels, Pensionen und Beherbergungsbetriebe erhalten in der Regel eine Betriebsnummer, Login-Daten und einen oder mehrere Nummernkreise für die auszufüllenden Gästemeldescheine im e-Gästeblatt System der Gemeinde.
Damit ist es möglich mit der igumbi online Hotelsoftware die Meldescheine vorzubereiten. Ein Großteil der Personendaten wurden schon bei der Buchung bekannt gegeben oder sind aus dem Buchungsportal importiert worden. Diese Daten werden für den Meldeschein herangezogen und müssen nicht erneut befüllt werden.
Ausweisdaten erfassen: Für welche Gäste?
Erfassen Sie die Reisepassnummer oder Ausweisnummer nur für ausländische Gäste. Beim Check-in sollten alle Gäste einen gültigen Ausweis (Reisepass, Personalausweis, Führerschein) vorlegen können — damit dokumentieren Sie Identität und Nationalität korrekt.
Fortlaufende Nummern der Gästeblätter
igumbi vergibt die Meldescheinnummer automatisch bei der Speicherung. Falls Ihr Betrieb mit einem Gemeindeserver verbunden ist, verwenden Sie den von der Gemeinde oder dem Tourismusverband vorgegebenen Nummernbereich.
Nach dem Ausfüllen und der Kontrolle senden Sie die Daten per XML an den Server der Gemeinde — ein Klick auf den Button genügt.
Unterschrift am Papier-Gästeblatt
Legen Sie jeden unterschriebenen PDF-Meldeschein in einem Papierordner ab — die Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre.
Können Gäste den Meldeschein selbst ausfüllen und am eigenen Gerät unterschreiben? Priority Check-in
Mit der Priority Check-in Funktion in der igumbi Hotelsoftware können Sie den Gästen automatisch 2–4 Tage vor der Anreise eine personalisierte E-Mail mit einem Link zu einem Web-Formular schicken. Die Gäste füllen die Meldescheindaten dort selbst aus und unterschreiben digital. So sparen Sie Arbeit an der Rezeption und können einen kontaktlosen Check-in anbieten.
Seit Februar 2022 gibt es die Möglichkeit den Meldeschein vom Gast am eigenen Gerät (Smartphone, Tablet/iPad oder Computer/Laptop) unterschreiben zu lassen. Das passiert in einem Feld mit dem man mit der Maus oder mit den Fingern die Unterschrift tätigen kann. Sie haben dann die Unterschrift des Gastes digital ins Meldeblatt PDF eingebettet. Das ist besonders bei späten Ankünften und kurzen Aufenthalten von Vorteil. Das Hinterherlaufen um die Unterschrift des Gastes zu bekommen entfällt.
Mit Zimmerzutrittscodes
Im Zusammenspiel mit Zimmer Zugangscodes per E-Mail für den Zutritt wie z.B. Nuki lässt sich ein Rezeptionsloser Betrieb sicherstellen.
Die ausgefüllten Meldescheine schicken Sie dann nach der Kontrolle und Abgleich per Knopfdruck über die XML Schnittstelle an den Gemeindeserver.
Wie ist der Ablauf beim Priority Hotel Check-in für den Meldeschein?
- Zwei bis drei Tage vor der Ankunft erhält der Gast automatisch eine
E-Mail mit einem Link zum Meldeschein. Dieser ist bereits mit den
Buchungsdaten vorausgefüllt.
- Zwei bis drei Tage vor der Ankunft erhält der Gast automatisch eine
- Der Gast vervollständigt die fehlenden Daten auf dem Meldeschein
und gibt Informationen zu den Mitanreisenden an.
- Der Gast vervollständigt die fehlenden Daten auf dem Meldeschein
- Der Gast unterschreibt das Meldeschein-Formular online auf seinem
eigenen Gerät.
- Der Gast unterschreibt das Meldeschein-Formular online auf seinem
- Der unterschriebene Meldeschein wird als PDF bereitgestellt. Der
Gast hat eine Vier-Stunden-Frist, um Änderungen vorzunehmen.
- Der unterschriebene Meldeschein wird als PDF bereitgestellt. Der
- Die Rezeption überprüft die Meldescheindaten. Durch das Speichern
wird die fortlaufende Nummer vergeben.
- Die Rezeption überprüft die Meldescheindaten. Durch das Speichern
- Änderungen am Meldeschein kann die Rezeption ebenfalls vornehmen
oder manuell einen Meldeschein anlegen, falls der Gast nicht auf
die E-Mail reagiert.
- Änderungen am Meldeschein kann die Rezeption ebenfalls vornehmen
- Der fertige Meldeschein wird von der Rezeption an den
Gemeindeserver übermittelt (mit An- und geplantem Abreisedatum).
- Der fertige Meldeschein wird von der Rezeption an den
- Bei der Abreise übermittelt die Rezeption die Meldescheindaten
erneut mit dem tatsächlichen Abreisedatum.
- Bei der Abreise übermittelt die Rezeption die Meldescheindaten
Schritte 7 und 8 können entfallen, wenn Ihr Betrieb an keinen
Gemeindeserver angeschlossen ist.
Gibt es XML-Schnittstellen zum Gemeindeserver?
igumbi verbindet sich automatisch via XML-Schnittstelle mit dem Gemeindeserver Ihrer Region. Der Meldeschein-Datensatz wird im standardisierten XML-Format übermittelt. Falls Felder fehlen oder fehlerhaft sind, erhalten Sie sofortiges Feedback — so können Sie Fehler schnell beheben.
igumbi unterstützt diese Gemeindesysteme:
- Feratel Meldeclient — besonders verbreitet in Salzburg, Tirol, Oberösterreich
- AVS Meldeschein
- E-Gästeblatt (Comm-Unity)
- Touristik Center Austria (TCA)
- Thaler-EDV
In manchen Gemeinden wird automatisch eine Gästekarte generiert, wenn Sie die Gästedaten an den Gemeindeserver übermitteln. Sie können diese Karte dann direkt aus dem Gemeinde-Meldesystem ausdrucken (meist auf speziellem Papier mit Vordruck und Stanzungen).
Digitalisierung schreitet voran — manchmal schnell
Seit 2024 sehen wir, dass immer mehr Gemeinden die Digitalisierung beschleunigen — teilweise unter Druck: - Salzburg (Mai 2025): Mobilitätsabgabe eingeführt — erfassen Sie diese digital - Bad Mitterndorf, Steiermark (Januar 2025): Elektronischer Meldeschein plötzlich verpflichtend - Frühere Beispiele: Gmunden (2022) und Hallstatt (2021) mit teils sehr engen Fristen
Tipp: Kontaktieren Sie Ihren Gemeinde-Tourismusverband regelmäßig, um von Änderungen früh zu erfahren. Oft gibt es Übergangsphasen, die igumbi automatisch handhaben kann.
Besonderheit beim AVS Meldeschein
Beim AVS Meldeschein müssen Sie die Unterscheidung von Erwachsenen, Kindern und Firmenreisenden genau eintragen. Das AVS-System berechnet die Ortstaxe/Kurtaxe automatisch basierend auf Personenanzahl im Zimmer und Übernachtungstagen — und sendet das Ergebnis direkt an igumbi zurück.
In manchen Regionen erstellt AVS auch automatisch die Gästekarte für vor-Ort-Leistungen: Parkkarten, Bergbahn-Vergünstigungen, Thermeneintritte und mehr.
Wann sollten Sie das Gästeblatt an den Gemeindeserver übermitteln?
Bei Hotels mit typischerweise kurzen Aufenthalten (1–2 Nächte) übermitteln Sie den Meldeschein am selben Tag des Check-ins, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft des Gastes.
Wichtig: Meldescheine werden nicht automatisch an den Gemeindeserver übermittelt. Lösen Sie jede Übertragung manuell in der igumbi Hotelsoftware aus. igumbi speichert die Statusrückmeldung und zeigt Ihnen Erfolg oder Fehler an.
Falls Gäste ihren Aufenthalt verlängern oder früher abreisen, aktualisieren Sie den Datensatz am Abreisetag mit dem tatsächlichen Abreisedatum und senden Sie ihn erneut an den Server.
Feratel-Besonderheit: Beim Feratel Meldeclient müssen Sie die Daten bei der Abreise erneut mit dem Status "abgereist" und dem tatsächlichen Abreisedatum übermitteln.
Meldeschein in der Schweiz?
Für Schweizer Hotels: Betreiben Sie auch ein Hotel in der Schweiz? Die Anforderungen an den Schweizer Meldeschein (Anmeldeformular) unterscheiden sich erheblich von Österreich. Informationen zum Online-Erfassen, Digitalisierung und PDF-Druck finden Sie in unserem separaten Artikel zur Schweizer Lösung.
Noch besser: Automatisieren Sie auch den Zutritt!
Mit Priority Check-In sparen Sie bereits Arbeit beim Meldeschein. Der nächste Schritt: Automatisieren Sie auch den physischen Zutritt — Ihre Gäste checken kontaktlos ein, ohne einen Schlüssel zu holen.
Wählen Sie Ihr Smart-Lock-System:
- NUKI Schließsystem — Automatische Zugangscodes per Keypad
- Loxone Keycodes — 4-stellige Codes, perfekt für verkabelte Systeme und Hausautomation
So funktioniert die vollständige Automatisierung: 1. Gast füllt Meldeschein online aus 2. igumbi berechnet & fordert Ortstaxe ein 3. Zugangscode wird automatisch versendet 4. Gast checkt völlig kontaktlos ein
