Newsletter Workflow: Schreiben in Scrivener, Versand mit Mailchimp

Daten synchron halten, wertvolle Interessenten erkennen

• Die CRM Kundendaten sollen mit der Mailing Liste synchron gehalten werden
• Interessenten / Anmeldungen von „nur mal schauen“ zu zahlenden Kunden entwickeln
• Drip-Kampagnen / mit Auto Responders einsetzen um den Kunden im App onboarding relevante Hilfe und Tipps geben
• „Totes Holz“ bei den Anmeldungen aussortieren, um auf interessierte potenziellen Kunden zu fokussieren

Der Content / die Contents - Erstellung und Gestaltung: Überlegungen

Den eingedeutschten Plural von Content find ich immer recht süss!

• Die weitere Verwertung der Newsletter-Texte: leicht umgeschrieben oder in mehrere Blogposts oder als Eintrag auf den Support Seiten.
• Writers-Blockade: auf Vorrat schreiben: Man ist nicht immer in Form um den genialen Epos zu schreiben. Daher wenn man im Schreib Flow ist, immer etwas mehr schreiben und das Releasen dosieren.
• Die Bilder: Uploaden wohin? Ins Newsletter Tool, und dort liegen lassen? No way!
  Es sind immerhin meine Bilder, die ich für den Newsletter oder einen Blogpost herrichte. Meistens kann man die Bilder auch sonst auf der Website genial in Szene zu setzen, daher Upload auf die Website und vom Newsletter her absolut verlinken.

Das Setup

Mein Setup um diese Aufgabe zu lösen bestehet aus drei Tools die ich mir hergerichtet habe um gut miteinander zu funktionieren.

• Mailchimp: Ein US basiertes E-Mail Marketing Tool, 12.000 verschickte E-Mails gratis pro Monat
• Scrivener - Ein Schreibprogramm, kostet zwar, ist aber gut - sogar sehr gut!
• igumbi.com: mein eignes Produkt, eine online Hotelsoftware, Buchungstool und Revenue Management Lösung. Mit CRM Komponente die ich selbst verwende - quasi „eat your own Dogfood“.

igumbi - die CRM Komponenten

Ich habe igumbi für meinen Bedarf etwas zweckentfremdet, und nutze Teilaspekte der Lösung: Meine eigenen Kunden verwalte ich damit, stelle damit meine Rechnungen aus, schicke meine E-Mails mit E-Mail Vorlagen und Textbausteinen. Das sind Einzel-Emails die sich auf einen Geschäftsvorgang beziehen. Die Mails werden aus der App geschickt mit Hilfe von Postmarkapp und beim Kundendatensatz Archiviert - So haben, wenn mehrere Personen die Anfragen bearbeiten den Überblick ob Anfragen schon beantwortet wurden.

Wenn es jedoch um Newsletter geht ist es ein anderes Thema.

Mailchimp & igumbi

Für die Newsletter Gestaltung & Versand verwende ich Mailchimp. Mailchimp ist ein geniales Produkt. Es bietet viele Ressourcen wie Anleitungen und Tipps als PDF und sehr hübsche Newsletter Vorlagen. Man kann es herrlich für die eigenen Bedürfnisse herrichten. Und es gibt einen wunderbaren API mit dem die relevanten Kundendatensätze zwischen igumbi und Mailchimp synchronisiert werden können. Diese Funktion wird auch von den Hotel und Apartment Kunden verwendet: Die haben natürlich riesige Listen und ein vielfaches an Kundendatensätzen. Um Newsletter in Deutsch zu schreiben braucht man Datenfelder um eine formelle / informelle persönliche Anrede in einem Newsletter herzustellen.

Es soll in Mailchimp nur eine Liste zu warten sein. Diese soll man aber für unterschiedliche Botschaften segmentieren können - denn nicht alle News Items sind für alle Kunden interessant. Dafür verwende ich auf der igumbi Seite Tags: Diese werden an Mailchimp in einem Feld als Interessen übertragen. Das Warten und Updaten der Kundendaten wird dann in igumbi gemacht und die selektierten Kundendatensätze werden nach dem Speichern mit mailchimp synchronisiert. Es werden nur die Felder übertragen die für E-Mail Marketing notwendig sind.

Die Newsletter Vorlage

Im Mailchimp verbringt man schon mal gut einen Nachmittag um die Vorlage für den Newsletter einzurichten.

Wie und womit man schreiben sollte

Gleich vorweg: MSWord ist für mich eine unbrauchbare Software - fällt damit aus. Gut: Mailchimp bietet einen WYSIWYG Editor an. Diese sind eigentlich auch nicht so optimal. Bis jetzt habe ich keinen WYSIWYG gefunden der brauchbares und sauberes HTML produziert, ohne extrem viele inline HTML Tags zu generieren. Hier versuchen die WYSIWYG Editoren MSWord zu nachzueifern. Also von Haus aus nicht gerade die richtige Richtung

Die Lösung: Sauber generiertes HTML in das Mailchimp Newsletter Quellcode Fenster reinpasten: Das geht zum Glück bei Mailchimp, Herrlich

Zum Schreiben der texte verwende ich gerne den Markdown Syntax. Das ist so eine Art super simple Vorstufe zu HTML, ohne HTML-Tags mit eckigen Klammern.
Im Grunde gibt es beim Schreiben von Texten nur ein paar wenige Konstrukte:

• Überschriften (H1-4)
• Listen (OL/UL/LI)
• Fett/ Kursiv (STRONG/EM)
• harten Zeilenumbrüche BR
• ab und zu mal CODE und PRE.

Nun zum Tool des Schreibens - Scrivener!

Es ist die absolute Antithese zu MSWord und Klone wie Open/Staroffice.

Man schreibt ein einem Fullscreen Modus. Dabei konzentriert sich vollständig auf den Text. Herrlich. Es gibt den Typewriter Modus. Da bleibt der Cursor in der Mitte des Bildschirmes. Das ermüdet nicht beim Schreibe und man ist nicht die ganze Zeit mit dem herumscrollen im Dokument beschäftigt.

Es gibt auch so ein geniales Konzept um Kapiteln in einem Text wie eine eigene Datei zu behandeln. Das erlaubt den Text auf kleinere, übersichtliche Häppchen aufzuteilen und die Übersicht zu bewahren. Diese kann man dann recht gut managen und herumschieben um die Struktur des Textes in Form zu bringen. Für mich ist das ein Lebensretter.

Noch eine geniale Feature von Scrivener ist das man die Recherche Dokumente auch in die Datei des Schreibprojekts mit-einbindet: Sei es Webseiten oder andere Texte. So kann man herrlich offline arbeiten und gefundenen Wikipedia Seiten oder anderen Ressourcen im Zugriff haben. Genial für die Westbahn.

Hier gibt es außerdem Tipps wie man Markdown, Textmate & Scrivener zum Zusammenspielen bringt

Der Schreib und Publikations - Workflow

So sieht der Workflow aus um einen Newsletter zu schreiben.

• Zuerst schreiben und strukturieren - Der Scrivener Fullscreen Modus trägt herrlich zur Produktivität bei. Man konzentriert sich vollständig auf Formulierungen, da es keine Ablenkungen gibt.
• Als Markdown speichern - der Text wird erstmals in Scrivener ins Markdown via Compile übergeführt. (CMD-ALT-E). Dieser zusammengestellte Markdown Text lässt sich mit Textmate in HTML umwandeln (mit dem Multi Markdown Bundle). Ich verwende aber mein eigens igumbi Blog-Backend um die Markdown zu HTML Konvertierung zu machen, hauptsächlich wegen der Image Tags für die Bilder.
• Bilder hinzufügen - Für Bilderupload Manager, die in Blog Software anzutreffen ist, habe ich ein ähnliches Sentiment wie zu WYSIWYG Editoren: Also ich lade meine Bilder in mein Backend und die Bilder haben eine Nummer (Fachspeak :ID). Die trage ich in den Text mit einem Funktionsaufruf ein:

Das bedeutet soviel wie: - Das Bild mit ID 200 bitte 450pixel breit- mit URL und ALT Texten die dem Bild hinterlegt sind bitte hier rein stellen. Die Bilder liegen auf Amazon S3 und werden immer mit absoluten URLs generiert.

• Wenn die HTML Darstellung passt, habe ich so eine Funktion im igumbi Backend bei der ich nur das HTML des Textes bekomme - also genau so wie ich es zum reinpasten in das Mailchimp Campaign Builder benötige. Es geht dann ein paar mal hin und her zwischen Scrivener und und dem igumbi Backend, dabei werden die Links eingetragen. Dafür gibt es den Markdown Syntax wie folgt:

  [hier klicken](https://www.igumbi.com)

• Es ist sehr wichtig, dass der Korrektur- und Finalisierungs-Workflow schnell und reibungslos funktioniert. Das sind die Momente, wenn man mit MSWord arbeitet, wo ohne Ende geflucht wird.

Wie kommt man zu diesem Setup?

Wenn das beschriebene Setup gefällt dann geht man wie folgt vor:

• Bei Mailchimp anmelden - und einrichten
• Scrivener Demo Version holen - kostet so um die 40 EUR - ist das Geld auf jeden Fall wert. Ach ja man kann 30 Tage testen, aber es werden nur die Tage gezählt an denen man schreibt - sehr nett.
• Ach ja: Wenn Ihr auch das Thema mit Rechnungen ausstellen, Angebote legen und Kunden E-Mails mit Vorlagen und Textbausteinen verschicken habt kontaktiert mich. Ich richte euch igumbi ein, auch wenn Ihr kein Hotel seid.

Diese Funktionen gehen herrlich auch vom unterwegs und auch sehr toll vom iPad:

Nichts ist genialer als im MQ in der Sonne sitzend & Cappucino schlürfend ein Angebot in drei Minuten nach dem Anruf rauszuschicken! Und das Follow-up an den Mailchimp Autoresponder zu delegieren.

Dieser Workflow auch ein guter Tipp für eure Hotel/Pension/Apartment-Kunden. Oder macht die Leistung der Newsletter Betreuung als Agentur oder Freelancer.

Weitere Tipps zum Thema Tools für Freelancer sammelt Richard (@pyrker) bei seinem Aufruf zur Blog- #toolparade. Auch @luca hat eine schöne Zusammenfassung seiner Tools präsentiert. Luca hat auch eine ziemliche Kaskade an Social Media Services und er beschreibt wie er den Fluss des Content und die Zusammenarbeit der Services sicherstellt.