Die Hotel Registrierkasse ist bei igumbi in die Hotelsoftware als Kassensystem-Modul integriert. Eine komfortable Lösung für Hotels, Ferienwohnungen und Apartments zur Ausstellung von Rechnungen und Zahlungen konform mit der österreichischen Registrierkassenverordnung 1/2016 und der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) ab 4/2017.
Folgend soll eine Übersicht über die Funktionen der Kassensoftware in der Hotelsoftware geboten werden. Es wird beschrieben wie die Kasse in Betrieb genommen wird und wie Kassenabschlüsse erstellt werden.
Hotel Kassensystem - integriert in die Hotelsoftware
Das integrierte Kassensystem für Hotels in der igumbi Hotelsoftware ist in dem Sinne nicht als physische Kasse mit Knöpfen/ Touchscreen und Geldlade zu verstehen, sondern als ein Software Modul, das im Zusammenspiel mit den Rechnungen und Zahlungseinträgen, die in der igumbi Hotelsoftware vorgenommen werden, einen ordnungsgemäßen Kassenbetrieb im Sinne der Registrierkassenverordnung 2016/2017 sicherstellt.
Die Hotel Registrierkasse anlegen
Mit der Aktivierung der Registrierkassenfunktion in den Hotel-Einstellungen wird die erste Kasse angelegt und ein Startbeleg erstellt. Das passiert automatisch im Hintergrund.
Ein Registrierkassendatensatz besteht aus:
- Nummer der Kasse: interne laufende Nummer der Kasse pro Betrieb
Beschreibung der Kasse - Damit Sie später wissen welche gemeint ist, wenn Sie mehrere Registrierkassen in Ihren Betrieb haben.
Status der Registrierkasse (open, closed)
- angelegt am
Auf dieser Ebene wird auch das Kassenzertifikat zum Signieren der Zahlungsbelege hinterlegt. Stichwort: Manipulationsschutz / RKSV, QR Code, laufender Kassenumsatzzähler
Kasse auf Livebetrieb umstellen
Kunden, die vor dem 1.1.2016 Anzahlungen und Zahlungen in igumbi erfasst haben, müssen auf den Livebetrieb umgestellt werden.
Die laufende Vergabe der Zahlungsnummern und die Aufteilung des Zahlungsbetrages in die Mehrwertsteuersätze werden nicht mehr im Batch-Modus beim Kassenabschluss vergeben sondern laufend beim Anlegen einer Zahlung.
Es wird auch in der Sequenz der Zahlungsbelege ein Summenzähler der Bruttoumsätze geführt. Dieser inkludiert auch die Ortstaxe.
Belegerteilungspflicht: zusätzliche Elemente auf der Rechnung
Die Rechnungen aus dem igumbi System enthalten seit Beginn die Menge (Anzahl der Zimmer und Nächte) und die handelsübliche Bezeichnung der abgerechneten Logis-Leistungen. Eventuell sind Gastro-Leistungen, die auf der Zimmerrechnung abgerechnet werden, detaillierter zu erfassen.
Für die Anforderungen der Belegerteilungspflicht (ab 1/2016 in Österreich) wurde die PDF-Rechnung im Dezember 2015 erweitert.
- Zahlungen der Rechnung mit Zahlungszeitpunkt und Zahlungsart, wie z.B. Visa, Bar, Überweisung zusätzlich zum Datum der Rechnung
- Fortlaufende Nummern der Zahlungen, zusätzlich zur fortlaufenden Rechnungsnummer
- Block je Steuersatz mit Summen der Netto-, Steuer-, und Umsatzsteurbeträgen
- Die Ortstaxe/ Kurtaxe/ Nächtigungsabgabe wird bei der Inklusiv Berechnung (Prozentuell wie z.B. in Wien oder als Fixbetrag) im 0% Mehwertsteuerblock extra ausgewiesen. Falls die Ortstaxe als Extra-Produkt verrechnet wird (in Westösterreich, Tirol, Salzburg sehr verbreitet), dann ist die Ortstaxe ohnehin eine eigene Rechnungszeile.
Folgende Elemente werden noch bis 1.4.2017 auf die Rechnung hinzukommen:
- Signieren der Rechnung/ Zahlungsbeleg mit einem QR-Code für den Manipulationsschutz der RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) mit dem verschlüsselten Umsatzsummenzähler und der Verknüpfung zum vorhergehenden Beleg.
Registrierkasse bei Finanzonline anlegen
Ab Februar 2017 kann die Kasse bei Finanzonline registriert werden, dies muss bis zum 1.4.2017 erfolgen.
igumbi wird für A-Trust ein Wiederverkäufer von mobilen Kassenzertifikaten werden. Das Zertifikat können Sie über igumbi erwerben. igumbi wird das "A-Trust REGISTRIERKASSE mobile" Zertifikat anbieten.
Das mobile Kassenzertifikat muss auch bei Finanzonline eingetragen werden, um die Kasse zu registrieren.
Es besteht keine online Verbindung der Kasse zum Finanzamt oder Finanzonline sondern in Finanzonline wird die Kasse lediglich registriert, damit die Echtheit des QR-Codes auf dem Rechnungsbeleg, der den Umsatzzähler enthält, überprüft werden kann.
Es müssen in Folge Nullbelege, der Startbeleg, Monatsbelege und Jahresbelege mit einer von der Finanzonline zur Verfügung gestellten App (BMF Belegcheck) periodisch übermittelt werden.
Kassenreport aufrufen & prüfen
Der erste Kassenreport
Wenn mit igumbi schon Anzahlungen und Zahlungen erfasst wurden, so sollten Sie bei der Inbetriebnahme die Abschlüsse über die bereits erfassten Zahlungen durchführen. Typischerweise werden die ersten Abschlüsse wöchentlich oder monatlich gemacht.
Klicken Sie auf den Menüpunkt Kassenreport.
Zahlungen und Rechnungen abstimmen
Wenn der erste Kassenreport abgerufen wird, wird als Zeitraum der Januar des aktuellen Jahres ausgewählt. Es werden Zahlungen, die im Zeitraum vom 1. bis 31. Januar bezahlt wurden, ausgewählt.
Was ist zu tun?
Gehen Sie zum Ende des Kassenreports und prüfen Sie, ob die Periode abgeschlossen werden kann. Die Summen der Zahlungen und Rechnungen sollten gleich hoch sein. Der Button "Kassenabschluss" ist dann blau. Der Abschluss kann durchgeführt werden. Auf der Kassenabschlussliste sind Links zum Zahlungsdatensatz, zu den Rechnungen und dem Personendatensatz. Gegebenenfalls wollen Sie diesen Report ausdrucken.
Wenn es Konflikte gibt, so ist der Button orange oder rot. Ein Kassenabschluss ist nicht möglich. Diese Konflikte müssen bereinigt werden, damit der Kassenabschluss möglich wird.
Konflikte beim Kassenreport bereinigen (Rechnung/Zahlungen)
Wenn beim Kassenreport keine Summengleichheit zwischen den Zahlungssummen und den Rechnungssummen besteht, kann die Periode nicht abgeschlossen werden.
Die Konflikte der zugrundeliegenden Rechnungen und Zahlungen müssen durch Korrekturbuchungen aufgelöst werden.
Typische Fälle sind
- Unterzahlung / Überzahlung: Es wurde weniger oder mehr eingetragen, meistens bei Überweisungen. Tragen Sie hier eine Korrekturzahlungsbuchung gegen die Rechnung ein, damit der gesamte Rechnungsbetrag ausgeglichen ist.
- Zahlung doppelt erfasst: Stornieren Sie die doppelt erfasste Zahlung.
Kassenabschluss durchführen
Wenn Summengleichheit zwischen Zahlungen und Rechnungen besteht, kann der Kassenabschluss durchgeführt werden.
Ein Kassenabschluss wird erstellt: Anfangsbeleg, Endbeleg, Beträge nach Umsatzsteuersätzen, laufendes Saldo werden gespeichert. Die Zahlungsdatensätze werden mit dem Abschluss verknüpft.
Die Zahlungen werden geschlossen und können nicht mehr storniert werden.
Konflikte beim Abschluss bereinigen
Rechnungsbetrag und Zahlungsbetrag stimmen nicht überein
Es gibt zwei Optionen, die der Auslöser für diesen Konflikt sein können:
- Die ursprüngliche Rechnung war falsch, der Gast hat nur den verminderten Betrag einbezahlt - meistens per Banküberweisung.
- Der Gast hatte einen Zahlendreher (zu viel oder zu wenig) bei der Überweisung des Betrags und die Differenz liegt unter der Bagatellgrenze.
So lösen Sie diese Konflikte:
Urspüngliche Rechnung war falsch
- Gehen Sie zu den Rechnungen und suchen Sie die Rechnung über die Rechnungsnummer im Suchfeld.
- Rechnung stornieren/ gutschreiben - Klicken Sie auf den Button in der Rechnungsliste.
- Rechnung erneut ausstellen, die ursprüngliche Zahlung steht zum Ausgleich für die neue Rechnung zu Verfügung.
Differenz unter Bagatellgrenze - Ausgleichsbuchung
Wenn der Zahlungsbetrag sich vom Rechnungsbetrag unterscheidet und der Betrag für Ihr Befinden unter der Bagatellgrenze liegt, können Sie eine Ausgleichszahlungsbuchung gegen die Rechnung machen.
- Gehen Sie zu den Rechnungen und Suchen Sie die Rechnung mittels Rechnungsnummer im Suchfeld.
- Klicken Sie auf Zahlung, um eine Zahlungsbuchung einzutragen.
- In das Feld Zahlungsbetrag: Differenzbetrag zum Rechnungsbetrag, diesen sehen Sie auch im Feld der Rechnung als offenen Betrag.
- Verwenden Sie die Bezahlart "intern" für diese Zahlungsbuchung.
Umgang mit Anzahlungen
Wenn eine Anzahlungsforderung in eine Reservierung eingetragen wird, und es kommt die erste Zahlung herein (meistens per Überweisung oder Kreditkarte), steht oft noch nicht genau fest wie hoch die Endrechnung sein wird. Es können z.B. noch Änderungen bei der Ortstaxe (aufgrund des Alters der Kinder) oder Frühstücksmenge auftreten. Außerdem können noch Gastro-Konsumationen als weitere Produkte zum Verrechnen hinzukommen.
Die österreichische Kassenrichtlinie schreibt vor, die Zahlungen mit Mehrwertsteuersätzen aufzuzeichnen. Jeder Zahlung soll eine eindeutige fortlaufende Nummer zugeteilt werden und ein Umsatzsummenzähler ist beim Zahlungsdatensatz zu speichern.
Die Zuordnung der Zahlung zu den UST Sätzen im System erfolgt so:
- Bei der ersten Zahlung (Zahlung der Anzahlung) wird der Steuersatz der Logis-Leistung herangezogen (typisch 10%, ab Mai 2016 13%).
- Bei den folgenden Zahlungen (meistens beim Checkout) wird der noch offene Betrag auf die weiteren noch offenen Steuersätze aufgeteilt.
- Wenn der finale Zahlungsbetrag niedriger ist als die Anzahlung (z.B. Gast reist vorher ab), wird im Zahlungsdatensatz beim Checkout der Logis-Umsatzsteuerbetrag vermindert.
Eine Terminal-Zahlung für 2 Rechnungen
Wenn versehentlich eine Kreditkarten- oder Bankomatkartenzahlung (Maestro) für zwei oder mehrere offene Rechnungen entgegengenommen wurde, so sollte diese nicht als eine Zahlung in igumbi eingetragen werden, sondern als zwei oder mehrere Zahlungen.
Dies ist notwendig, damit die Mehrwertsteuer, die im Datenerfassungsprotokoll bei der Zahlung aufgezeichnet werden soll, den Zahlungen richtig zugeteilt werden kann. Dies ist besonders aufwendig, wenn es vorher eine Anzahlung für die Reservierung gegeben hatte. Falls versehentlich nur eine Zahlung für mehrere Rechnungen erfasst wurden, können Sie dies wie folgt bereinigen:
- Storno der gesamten gemeinsamen Zahlung
- Die gesamte Zahlung auf zwei oder mehrere Teilzahlungen aufteilen und als Zahlung gegen die jeweilige Rechnung verbuchen
Belege und Listen laut Registrierkassenverordnung
Kassenprotokoll - Datenerfassungsprotokoll (DEP)
Das Kassenprotokoll wird auch E131 Kassenprotokoll oder elektronisches Datenerfassungsprotokoll DEP (ab 1.1.2017) genannt.
Die Zahlungen in der Kasse werden laufend protokolliert und sind auf Anfrage bei einer Prüfung durch die Finanz für die angefragte Periode zu übergeben.
Das Datenerfassungprotokoll gibt es in zwei Ausführungen:
- Datenerfassungsprotokoll als Excel File Download. Diese Datei für Sie zur Kontrolle der Inhalte.
- Datenerfassungsprotokoll in JSON Format (die maschinenlesbare Form wie in der Registrierkassensicherheitsverordnung gefordert)
Nullbeleg - Startbeleg
Beim Anlegen der Kasse wird ein Nullbeleg, also mit EUR 0 Zahlungswert, erstellt. Das ist der sogenannte "Startbeleg", mit der Belegnummer 1.
Wenn die RKSV aktiv ist, dann sollte der QR Code auf dem Startbeleg mit der Finanzapp gescannt werden und an Finanzonline übermittelt werden.
Zwischenbeleg/ Monatsbeleg
Monatlich muss ein Monatsbeleg erstellt werden, dieser ist auch ein Nullbeleg. Auf diesem wird der laufende Kassensaldo ausgegeben.
Dieser Beleg muss lediglich in der Buchhaltung aufgehoben werden.
Jahresendbeleg
Der Jahresendbeleg ist eigentlich so wie ein Monatsbeleg: Dieser sollte zeitnah am 1. Januar des neuen Jahres generiert werden und für das Scannen mit der Finanzonline App vorgehalten werden.
