Reservierungen in der igumbi Hotelsoftware erfassen: manuelle und importierte Buchungen aus den Buchungsportalen durch den Channel Manager. Der Ablauf bis zur Reservierungsbestätigung per E-Mail mit den E-Mail Vorlagen.
Per E-Mail / Telefon
Typisch sind jene Reservierungen die Sie per Telefon oder E-Mail entgegen genommen haben. Online Buchungen oder Buchungen die über den Channel-Manager kommen, werden direkt in igumbi eingespielt.
Reisedaten wählen/ Zimmer- und Personenanzahl eingeben
An- und Abreisedatum, Ankunftszeit, Anreiseart eingeben.
Die Ankunftszeit hilft Ihnen bei der Planung der Zimmerreinigung und um den Check-In für spät ankommende Gäste vorzubereiten.
Die Anreiseart hilft Parkplatz- oder Transferbedarf zu erkennen. Diese Angabe ist hilfreich bei Schichtwechsel, bzw. zur Vorbereitung eines Safe Check-Ins. Die Ankunftszeit wird in weiterer Folge in die An- und Abreiseliste dargestellt.
Zimmeranzahl und Personenanzahl die gebucht werden.
Den Button "Angebot Berechnen" klicken: Dann wird der Preise für den eingegebnen Aufenthalt, wie beim online Buchungstool errechnet: Es wird der Zimmerpreis für die Verfügbaren Zimmer errechnet. Wenn bei den Produkten Ortstaxe oder Endreinigung verknüpft sind, dann werden diese extra Positionen ausgewiesen. Auf eine der Angebotenen Optionen klicken. Beim Anlegen der Reservierung werden die zugrundeliegenden Produktzeilen separat eingetragen, und stehen für das Angebot oder die Rechnung mit den richtigen Mehrwertsteuersätzen zur Verfügung.
In einer Gruppenreservierung können Sie die benötigte Zimmeranzahl der ganzen Gruppe eingeben. Später lässt sich die Gruppe in einzelne Reservierungen aufsplitten.
Buchungsstatus wählen
Der Buchungsstatus ist eine farbliche Kennzeichnung damit Sie am Belegungsplan oder in der An-/Abreiseliste schnell erkennen was zu tun ist.
Die Stati können Sie selbst definieren / überschreiben und an Ihre eigenen Abläufe anpassen. (Bei den Hotel Stammdaten). Die Farbe wird durch die Position bestimmt.
Die Bedeutung der Statis:
- angefragt: bei dieser Reservierung liegt noch kein Angebot beim Gast vor und muss so schnell wie möglich beantwortet werden
- beantwortet: hier wurde bereits ein Angebot an den Gast zugesendet, bei dem noch eine Rückmeldung ausständig ist, bzw. wurde noch kein Zimmer am Belegungsplan zugeteilt.
- kreditkarte: Reservierung wurde vom Gast bestätigt und mit einer Kreditkarte garantiert
- angezahlt: Reservierung wurde vom Gast bestätigt und mit einer Anzahlung garantiert
- eingecheckt: Der Gast befindet sich bereits im Haus, bzw. es handelt um einen Walk-In.
- bezahlt: Die Rechnung wurde bereits ausgestellt und beglichen
- ausgecheckt: Der Gast hat bereits ausgecheckt
- channel: Reservierung kam über den Channel Manager herein
- Cancelled: Buchung wurde vom Channel Manager als storniert übermittelt. Eventuell ist eine Stornogebühr zu verrechnen
Produkte wählen / Preise Filtern
Ihre Zimmerpreise sind als 'Produkt' definiert: Es gibt jeweils ein Produkt je Produktkategorie und Personenanzahl / Belegung.
Wir haben beim Einrichten des Hotels in igumbi einige beispielhafte Produkte für Sie angelegt (bzw. diese aus dem Channel Management System für Sie übernommen).
Produkte werden den Zimmern über die Produktkategorien zugeordnet. An der Produktkategorie hängt die Beschreibung des Zimmers / Apartment / Ferienwohnung.
Personendaten erfassen
E-Mail Adresse, Vor- und Nachname eingeben. Einziges Pflichtfeld ist der Nachname. Wir empfehlen die Erfassung der E-Mail Adresse. Sie ist für die Versendung der Mails durch die Vorlagen E-Mails notwendig, bzw. dient für die Erkennung von Stammkunden.
So kann nebenbei ein Newsletter-Verteiler aufgebaut werden. Diesen können Sie mit dem Newsletter Tool Mailchimp synchronisieren.
Anrede: Geben Sie auch die Anrede & Geschlecht ein. Diese Daten werden automatisch in das Gästeblatt übernommen, bzw. sorgen bei den Vorlagen E-Mails für die richtige Geschlechtsspezifische Anrede.
Die Daten der Stammgäste werden bei der Eingabe herausgesucht: Wenn ein Gast schon einmal hier war, so erscheinen rechts die gefundenen Datensätze. Es ist nur die Eingabe des Nachnamens oder der E-Mail Adresse notwendig. Einfach auf den Namen klicken und der neuen Reservierung zuordnen.
Die genaue postalische Adresse können Sie auch später erfassen. Das ist nützlich wenn Sie schnell ein Angebot mit einer E-Mail Vorlage verschicken möchten.
Weitere Felder
- Firmennamen. Diese Angaben dienen für die Ausstellung einer Firmenrechnung.
- Telefonnummer, am besten im internationalen Format (+43 1 123 4567)
In den Hotelstammdaten können Sie die Liste der Länder aus denen Ihrer Gäste vorwiegend kommen festlegen. Diese Länder stehen am Anfang der Liste.
Korrespondenzsprache wählen
Wählen Sie die Sprache in der Sie mit dem Gast kommunizieren.
Das betrifft die Vorauswahl der E-Mail Vorlagen (Angebote, Reservierungsbestätigungen) und Ihren Newsletter-Verteiler.
In den Hotel Stammdaten können Sie festlegen mit welchen Sprachen Sie mit Ihren Gästen korrespondieren.
Felder für das Gästeblatt
Wenn das Gästeblatt aktiv ist, dann kommen weitere Felder hinzu die später für das Gästeblatt notwendig sind:
- Geburtsdatum
- Ausweisdaten (Art und Nummer des Ausweises)
- Beruf des Gastes
Kommentare und interne Anmerkungen
Tragen Sie die Präferenzen des Gastes, z.B. Lage des Zimmers, Allergiker, Parkplatzinfos in das Kommentar Feld ein.
Wenn die Housekeeping Funktion aktiviert ist, dann erscheint ein weiteres Feld in der Reservierung. Dort können Sie Instruktionen eintragen. z.B. Art der Aufbettung, Extrabett etc.
Diese Info wird dann auf der Housekeeping Liste ausgegegeben.
Buchungsquelle wählen
Durch Erfassen der Buchungsquelle können Sie die Entwicklung der provisionspflichtigen Buchungsplattformen vs. Ihrer Direktbuchungskanälen (Telefon, E-Mail, Walkin und igumbi (online Buchungstool), IBE) beobachten.
Reservierung anlegen
Auf "anlegen" klicken. Die Reservierungsnummer wird automatisch vom System vergeben. Es ist eine fortlaufende Nummer aus dem gesamten System.
Sie gelangen dann in den Bearbeitungsmodus der Reservierung.
Zimmer und Rechnungszeilen bearbeiten
Zimmer zuteilen
Bei den verfügbaren Zimmern sehen Sie die Zimmer die für den Buchungszeitraum frei sind. Sie können in das Feld 'zugeteilte Zimmer' die Nummern eintippen (mit Abstand dazwischen) - oder auf die verfügbaren Zimmer klicken.
Rechts daneben ist der Zähler: wie viele Zimmer wurden schon zugeteilt - das ist hilfreich bei Gruppen mit vielen Zimmern.
Wenn die Reservierung noch nicht fixiert ist und Sie wollen ein Angebot verschicken, dann teilen Sie noch kein Zimmer zu. Bei der Standard E-Mail Vorlage ist sinngemäß formuliert: "Dieses Angebot ist freibleibend, Bitte um Ihre Bestätigung".
Wartelisten oder Reservierungen die in Schwebe sind können somit auch einfach verwaltet werden. Diese Reservierungen finden Sie im unteren Bereich des Belegungsplanes. Auch finden Sie dort die Stornos die über Buchungsplattformen hereinbekommen hatten - eventuell ist eine Stornogebühr zu verrechnen.
Zimmerwechsel/ Umzug verwalten
Eine Reservierung kann nur ein An- und Abreisedatum haben. Die Zimmerzuteilungen erstrecken sich auf die gesamte Aufenthaltsdauer.
Falls ein Umzug in ein anderes Zimmer während des Aufenthalts notwendig ist, dann muss dafür eine eigene Reservierung angelegt werden. Es ist aber möglich die Leistungen bei einem Umzug in der ersten Reservierung gesamt abzurechnen.
Rechnungszeilen bearbeiten
Hier können Sie die später zu verrechnenden Positionen erfassen. Der Einzelpreis kann auch überschrieben werden, wenn Sie den Kunden einen Rabatt geben.
Zusätzliche Leistungen / Extras (z.B. 'diverse Getränke', 'Flughafentransfer', 'Endreinigung', 'Ortstaxe'), die Sie vorher als Produkt angelegt haben, können erfasst werden. Verwenden Sie hierfür die Produktkategorie "other".
Das Feld "Verr?" steht für Verrechnung der Rechnungszeile in der nächsten Rechnung.
Da Sie für Ihren Gast eventuell mehrere Rechnungen ausstellen müssen gibt es das Feld 'verr?'. Soll die Rechnungszeile in der nächsten Rechnung verrechnet werden? Es steuert, dass Sie mehrere Rechnungen aus einer Reservierung erstellen können. Falls Getränke und Speisen separat von der Nächtigung in Rechnung zu stellen sind. Das ist oftmals bei Firmenkunden der Fall.
Nach dem Speichern überprüfen Sie ob alle relevanten Positionen erfasst wurden (Ortstaxe, Endreinigung, Frühstück). Prüfen Sie die Gesamtsumme.
Firmenreservierung
Wenn die Option "Firmenreservierung" aktiviert ist dann kann zusätzlich zum Gast eine Firma mit der Reservierung verknüpft werden. Wenn die Firma noch nicht bei den Kunden eingetragen ist dann den Datensatz vorher anlegen.
Die Rechnung für die Reservierung wird dann an die verknüpfte Firma statt dem Gastdatensatz gestellt.
Eine Rechnung hat immer nur eine Verknüpfung: entweder zum Gast (die Standard Einstellung) oder zur Firma.
Gruppenamen
Wenn die Einstellung "Gruppennamen" aktiviert ist, dann kann ein Name für eine Reisegruppe eingetragen werden.
Der Gruppenname erscheint dann auf der Rechnung und auf der An- und Abreiseliste.
Buchung manuell Stornieren / Zimmer am Belegungsplan austragen
Wenn Sie eine Buchung stornieren/ löschen dann kommt es darauf an ob schon Rechnungen oder Zahlungen erfasst wurden.
- Wenn noch keine Rechnung / Zahlung erfasst wurde dann kann die Buchung gelöscht werden.
- Wenn es schon Rechnungen oder Zahlungen gibt dann hängen diese an der Buchung. Bei diesen Buchungen können Sie die Zimmernummer austragen. Damit fällt die Buchung in den Wartelistenbereich des Belegungsplanes.
- Wenn ein Storno über einen Channel Manager hereinkommt dann bekommt die Buchung den Status "Cancelled" und die Zimmernummer wird ausgetragen. Es könnte sein dass Sie Stornogebühren verrechnen - deswegen wird die Reservierung behalten.
Beachten Sie bitte das Buchungen mit dem Status "Channel" oder "igumbi", auch wenn diese keinem Zimmer zugeteilt sind, als verkauft gelten. Ändern Sie bitte daher den Status auf z.B."Cancelled".
Angebot/Buchungsbestätigung verschicken
E-Mail Vorlagen mit Textbausteinen
Bei der Anlage des Betriebs werden 3 Vorlagen jeweils in Deutsch und Englisch angelegt: Angebot, Buchungsbestätigung, Rechnungsversand.
Vorlagen bestehen aus Textbausteinen und Funktionsblöcken und können je Betrieb geändert oder erweitert werden.
E-Mail senden
Oben in der Mitte einer Reservierung wählen Sie "E-Mail senden" um mit den Vorlagen E-Mails zu arbeiten.
Wenn beim Anlegen der Reservierung eine Korrespondenzsprache festgelegt wurde, dann werden nur die Vorlagen der gewählten Sprache präsentiert.
Vorlage wählen
Wählen Sie eine E-Mail Vorlage aus - die erfassten Daten der Reservierung werden in die Vorlagen eingetragen.
E-Mail personalisieren
Die Texte der E-Mail Vorlage können vor dem Versand einzelner E-Mails ergänzt werden um die E-Mail zu personalisieren: Nehmen Sie Bezug auf das soeben geführte Gespräch oder Kommentare die bei der Buchung gemacht wurden.
Teile des Textes können, wenn nicht anwendbar, gelöscht werden. Gelöschte oder überarbeitete Texte bleiben wie ursprünglich in der E-Mail Vorlage erhalten und stehen beim nächsten Versand wieder standardmäßig zur Verfügung.
E-Mail absenden
Die E-Mail wird von Ihrer Absende-Adresse verschickt und Sie bekommen eine Kopie in Ihr E-Mail Programm (z.B.: Outlook, Mac-Mail). Somit haben Sie auch ein Archiv der gesamten E-Mail Korrespondenz in Ihrem E-Mail Programm.
Die E-Mail wird auch in igumbi bei den E-Mails abgelegt und ist mit dem Kundendatensatz verknüpft. So kann man jederzeit in igumbi nachsehen ob eine Anfrage schon beantwortet wurde.
Channel Manager / online Buchungstool
Reservierung automatisch einlesen
Buchungen die in den angeschlossenen Buchungsportalen gemacht wurden können durch einen angschlossenen Channel Manager automatisch eingelesen werden.
Die Reservierung, der Personen-Datensatz und die Rechnungszeilen werden in die Reservierung eingelesen. Die anwendbare Ortstaxe und Endreinigung werden ggfls. hinzugebucht. Wenn die automatische Zimmerzuteilung aktiv ist, dann wird beim Einlesen ein Freies Zimmer je nach gebuchter Produktkategorie zugewiesen. Mit dem Status "channel" wird das Zimmer als verkauft gezählt, egal ob ein Zimmer zugeteilt wurde oder nicht. Das verhindert Überbuchungen.
Die Reservierung bekommt ein weiteres Feld, Channel Manager: Dort sieht man wann die Buchung erstellt wurde und wann die Buchung übertragen, bzw. wann die Buchung storniert wurde.
Status "channel" / "Cancelled"
Buchungen die über einen angeschlossenen Channel Manager gemacht wurden, haben den Status "channel" wenn Sie gebucht wurden und "Cancelled" wenn diese als storniert übermittelt wurden. Wenn die Buchung über das igumbi Buchungstool gemacht wurde so hat die Buchung den Status "igumbi".
Es gibt Betriebe bei denen die Buchungen nicht automatisch einem Zimmer zugeteilt werden. Dennoch werden die Buchungen mit dem Status "channel" oder "igumbi" als verkauft betrachtet. Das bedeutet, obwohl ein Zimmer nicht zugeteilt wurde, wird die verfügbare Kapazität reduziert.
Damit wird sichergestellt, dass wenn mitten in der Nacht (oder wenn Sie gerade nicht vorm Computer sitzten) eine Buchung eingeht, die Verfügbarkeit sofort reduziert wird. Das ist eine Sicherheitsmaßnahme um Überbuchungen und Doppelbuchungen zu vermeiden. Die neue Verfügbarkeit geht wenige Sekunde später an den angeschlossenen Channel Manager bzw. an die die Buchungsportale.
In der Schnittstelle zum Channel Manager haben die Verfügbarkeitsänderungen Termine in den nächsten Tagen eine höhere Priorität als Termine in ein paar Wochen. Preisänderungen haben die niedrigste Priorität.
