Der Meldeschein (Gästeverzeichnisblatt) in Hotels in Österreich.

Der Ablauf mit der Priority Check-in-Funktion der igumbi Hotelsoftware ist einfach. Der digitale Hotelmeldeschein wird vom Gast selbst ausgefüllt und unterschrieben. Die Daten können dann per XML-Schnittstelle an den Tourismusverband oder die Gemeinde geschickt werden.

Ein online durch den Gast am eigenen Gerät unterschriebenes elektronisches Gästeblatt/Meldeschein/Gästeverzeichnisblatt in der PDF-Ansicht. Es werden die persönlichen Daten aller Reisenden erhoben, es sei denn, es handelt sich um eine Gruppe (ab 8 Personen). Bei Gruppen müssen lediglich der Name und die Nationalität der Gäste erfasst werden sowie die Personendaten des Reiseleiters.

Ein Gast ist ordnungsgemäß angemeldet, wenn er unverzüglich, jedenfalls aber innerhalb von 24 Stunden nach Ankunft in ein Gästeverzeichnisblatt oder in das elektronische Gästeverzeichnis eingetragen wird.

Seit dem 1. Mai 2017 ist das neue "Gästeverzeichnis" in Kraft. Dasselbe gilt für die seit dem 1. Mai 2018 eingeführten Gästeverzeichnisse.

Behördeneinsicht

Die Polizei und die Meldebehörde haben das Recht, auf Wunsch die Meldeblättersammlung zu sichten. Die Aufbewahrungsfrist für das
Gästeverzeichnisblatt beträgt drei Jahre. Die Informationen im Gästeverzeichnisblatt dienen in erster Linie dazu, die Gäste zu
identifizieren und ihren Aufenthalt zu dokumentieren.

Die Behördeneinsicht in das Gästeverzeichnis kann von verschiedenen Behörden angefordert werden, wie zum Beispiel der Polizei oder der
Meldebehörde. Dies kann im Rahmen von Ermittlungen oder Kontrollen erfolgen. In bestimmten Fällen kann auch ein Gerichtsbeschluss
erforderlich sein, um Zugang zu den Informationen im Gästeverzeichnis zu erhalten.

Basis für die Verrechnung der Ortstaxe/Kurtaxe

Die Ortstaxe, auch Kurtaxe genannt, ist eine Steuer, die von den Gemeinden
oder Kommunen erhoben wird. Sie muss von den Gästen von
Beherbergungsbetrieben wie Hotels, Pensionen oder Ferienwohnungen
gezahlt werden.

In einigen Regionen dient der Gästemeldeschein auch zur Verrechnung
und Einziehung der Kurtaxe/Ortstaxe. Das gilt nicht für die östlichen
BundesländerN und Wien. In Wien gibt es eine umsatzabhängige Berechnung
der Ortstaxe, die an die MA6 abgeführt werden muss. igumbi kann die
Ortstaxe auf verschiedene Arten berechnen
(Fixbetrag, prozentual, inklusive, exklusive).

In einigen Gemeinden wird die Ortstaxe auch über das
Gästeverzeichnisblatt abgerechnet. In diesem Fall werden die Namen und
Anschriften der Gäste sowie das Ankunfts- und Abreisedatum im
Gästeverzeichnisblatt festgehalten. Die Ortstaxe wird entsprechend
berechnet und von den Gästen eingezogen. Die Behörden können die
Einsicht ins Gästeverzeichnisblatt von den zuständigen
Gemeindebehörden anfordern. Dies geschieht, um die Ortstaxe zu
überprüfen und gegebenenfalls festzustellen, ob sie korrekt
abgerechnet wurde.

Ausnahmen für die Verrechnung der Ortstaxe

Es gibt Ausnahmen für bestimmte Personengruppen bei der Verrechnung der Ortstaxe. Diese Ausnahmen sind jedoch von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich. Sie können sich auf die Höhe der Ortstaxe oder auf die Verpflichtung beziehen, die Ortstaxe überhaupt zu zahlen.

Zu den Personengruppen, die in manchen Gemeinden von der Ortstaxe befreit sind, gehören zum Beispiel:

• Kinder und Jugendliche bis zu einem bestimmten Alter
• Schwerbehinderte Menschen und deren Begleitpersonen
• Personen, die aus beruflichen Gründen eine Unterkunft in dem Beherbergungsbetrieb nutzen: Arbeiter oder Geschäftsreisende

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Ausnahmen von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich sind. Die Betreiber von Beherbergungsbetrieben sind in der Regel verpflichtet, die Ortstaxe von allen Gästen zu erheben, es sei denn, es gibt eine gültige Ausnahme.

Dafür gibt es auf dem Meldeschein bei jedem Gast die Wahl, ob der Gast "pflichtig" oder nicht "pflichtig" für die Abführung der Ortstaxe ist. Oftmals gibt es Ausnahmen für Kinder, Schüler, Lehrlinge oder Arbeiter, deren Aufenthalte nicht pflichtig sind. Diese Festlegungen sind jedoch auf Gemeindeebene geregelt. Der Fremdenverkehrsverband gibt Ihnen die für Ihren Ort anwendbaren Gästecodes und Altersgruppen aus - diese sind auf der Gemeindeebene festgelegt.

Gästemeldeschein in Hotelsoftware vorbereiten

In etlichen Gemeinden, besonders in Westösterreich, verlangt die Gemeinde, dass die Daten der Gästemeldescheine an einen Gemeindeserver übertragen oder in dem System erfasst werden. Die Gemeinden verwenden dafür unter anderen einen der elektronischen Gästeblatt-Anbieter:

• Feratel Meldeclient (ist besonders in Salzburg, Tirol und Oberösterreich weit verbreitet),
• AVS Meldeschein
• E-Gästeblatt der Firma Comm-Unity,
• Touristik Center Austria (TCA),
• Thaler EDV,
• oder andere Anbieter.

Die Hotels, Pensionen und Beherbergungsbetriebe erhalten in der Regel eine Betriebsnummer, Login-Daten und einen oder mehrere Nummernkreise für die auszufüllenden Gästemeldescheine im e-Gästeblatt System der Gemeinde.

Damit ist es möglich mit der igumbi online Hotelsoftware die Meldescheine vorzubereiten. Ein Großteil der Personendaten wurden schon bei der Buchung bekannt gegeben oder sind aus dem Buchungsportal importiert worden. Diese Daten werden für den Meldeschein herangezogen und müssen nicht erneut befüllt werden.

Die Reisepassnummer oder Nummer des Personalausweises muss nur für ausländische Gäste in Österreich erfasst werden.

Die fortlaufende Meldescheinnummer wird in der Hotelsoftware vergeben. Bei Betrieben die mit einem Gemeindeserver verbunden sind gibt es einen von der Gemeinde oder dem Tourismusverband vorgegebenen Nummernbereich der genutzt wird.

Nach dem Ausfüllen übermitteln Sie per Klick auf den Button die Daten per XML an den Server der Gemeinde.

Der Gast unterschreibt den PDF-Meldeschein und das unterschriebene Formular sollte in einem Papierordner abgelegt werden.

Gäste den Meldeschein selbst ausfüllen und am eigenen Gerät unterschreiben lassen: Priority Check-in

Mit der Priority Check-in Funktion in der igumbi Hotelsoftware können Sie den Gästen automastisch 2 - 4 Tage vor der Anreise ein Vorlagen E-Mail mit einem Link zu einem Web-Formular schicken. Die Gäste können dort die Meldescheindaten selbst auszufüllen und am eigenen Gerät unterschreiben. Sie sparen sich die Arbeit an der Rezeption und können dadurch auch einen kontaktlosen Check-in anbieten.

Seit Februar 2022 gibt es die Möglichkeit den Meldeschein vom Gast am eigenen Gerät (Smartphone, Tablet/iPad oder Computer/ Laptop) unterschreiben zu lassen. Das passiert in einem Feld mit dem man mit der Maus oder mit den Fingern die Unterschrift tätigen kann. Sie haben dann die Unterschrift des Gastes digital ins Meldeblatt PDF eingebettet. Das ist besonders bei späten Ankünften, kurzen Aufenthalten von Vorteil. Das Hinterherlaufen um die UNterschrift des Gastes zu bekommen entfällt.

Im Zusammenspiel mit Zimmer Zugangscodes per E-Mail für den Zutritt wie z.B. Nuki lässt sich ein Rezeptionsloser Betrieb sicherstellen.

Die ausgefüllten Meldescheine schicken Sie dann nach der Kontrolle und Abgleich per Knopfdruck über die XML Schnittstelle an den Gemeindeserver.

Wie ist der Ablauf beim Priority Hotel Check-in für den Meldeschein

1. Zwei bis drei Tage vor der Ankunft erhält der Gast automatisch eine
   E-Mail mit einem Link zum Meldeschein. Dieser ist bereits mit den
   Buchungsdaten vorausgefüllt.
2. Der Gast vervollständigt die fehlenden Daten auf dem Meldeschein
   und gibt Informationen zu den Mitanreisenden an.
3. Der Gast unterschreibt das Meldeschein-Formular online auf seinem
   eigenen Gerät.
4. Der unterschriebene Meldeschein wird als PDF bereitgestellt. Der
   Gast hat eine Vier-Stunden-Frist, um Änderungen vorzunehmen.
5. Die Rezeption überprüft die Meldescheindaten. Durch das Speichern
   wird die fortlaufende Nummer vergeben.
6. Änderungen am Meldeschein kann die Rezeption ebenfalls vornehmen
   oder manuell einen Meldeschein anlegen, falls der Gast nicht auf
   die E-Mail reagiert.
7. Der fertige Meldeschein wird von der Rezeption an den
   Gemeindeserver übermittelt (mit An- und geplantem Abreisedatum).
8. Bei der Abreise übermittelt die Rezeption die Meldescheindaten
   erneut mit dem tatsächlichen Abreisedatum.

Schritte 7 und 8 können entfallen, wenn Ihr Betrieb an keinen
Gemeindeserver angeschlossen ist.

XML-Schnittstelle zum Gemeindeserver

Die Übermittlung an den Gemeindeserver erfolgt durch eine XML-Schnittstelle in der online Hotelsoftware. Der Igumbi-Server stellt eine Verbindung zum Gemeindeserver her und übermittelt den Meldeschein-Datensatz im XML-Datenformat. Falls Felder fehlen oder die Daten fehlerhaft ausgefüllt wurden, gibt es sofortiges Feedback. Hier das Verfahren mit dem Feratel Meldeclient.

XML-Schnittstellen gibt es zu diesen Anbietern:

• Feratel Meldeclient
• AVS Meldeschein
• TCA
• Thaler-EDV
• E-Gästeblatt

In manchen Gemeinden wird mit der Übermittlung der Gästedaten an den Gemeindeserver eine Gästekarte generiert. Dazu muss dann aus dem Gemeinde-Meldesystem die Karte (meist auf speziellem Papier mit Vordruck und Stanzungen) an der Rezeption ausgedruckt werden.

Besonderheit beim AVS Meldeschein

Beim AVS Meldeschein ist besonders auf die korrekte Eingabe von
Erwachsenen, Kindern bzw. Firmenreisenden zu achten. Das AVS
Meldeschein-System berechnet die zu zahlende Ortstaxe/Kurtaxe und gibt
diese an die igumbi Hotelsoftware zurück. Die Ortstaxe/Kurtaxe wird nach
der Anzahl der Personen im Zimmer berechnet, abhängig von der Anzahl der
Übernachtungen.

In manchen Regionen wird aus dem AVS Meldeschein-System auch die
Gästekarte generiert. Diese ist für Leistungen vor Ort notwendig, wie
z.B. Parkkarte oder Vergünstigungen bei den Bergbahnen und in der
Therme.

Wann wird das Gästeblatt an den Server übermittelt?

Bei Hotels mit typischerweise kurzen Aufenthalten (1-2 Nächten)
geschieht die Übermittlung meist am Tag des Check-ins. Sie sollte
spätestens 24 Stunden nach dem Eintreffen des Gastes erfolgen.

Die Meldescheine werden nicht automatisch an den Server der Gemeinde
übermittelt. Jede Übertragung muss in der igumbi Hotelsoftware
pro Meldeschein angestoßen werden. Die Statusrückmeldung vom
Gemeindeserver wird in der igumbi Hotelsoftware gespeichert.

Falls Gäste ihren Aufenthalt verlängern oder früher abreisen,
muss der Datensatz am Tag der Abreise durch das Eintragen des
tatsächlichen Abreisedatums aktualisiert und verifiziert werden.

Beim Feratel Meldeclient ist es notwendig, die Daten bei der Abreise
mit dem Status "abgereist" und dem tatsächlichen Abreisedatum
erneut zu übermitteln.